نمايه ( Index)
نمايه ( Index)
نمايه ( Index)
معادل نمايه در انگليسي واژه Index است که از واژه لاتيني Indic به معني دلالت کردن گرفته شده است.
نمايه به دو دسته کلي نمايه توصيفي و نمايه موضوعي تقسيم بندي مي شود:
ــ نمايه توصيفي Descriptive Index
پرداختن به ويژگيهاي اطلاعاتي غيرموضوعي يک مدرک که معمولاً به اطلاعات کتابشناختي موسوم ميباشند را «نمايه توصيفي» ميگويند.
ــ نمايه موضوعي Subject Index
ساخت و پرداخت زمينه هاي اطلاعاتي مدرک که بار موضوعي دارد و دسترسي بر مدارک را از طريق موضوع امکانپذير مي سازد «نمايه موضوعي» خوانده مي شود.
نمايه سازي ( Indexing)
به ثبت و ضبط محتواي اطلاعاتي مدارک با استفاده از روشهاي گوناگون، به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازيابي «نمايهسازي» گفته ميشود.
نمايه ساز (Indexer)
نمايه ساز کسي است که کارش تهيه نمايه از مدارک باشد. نمايه ساز ماهر شخصي است که مدارک را بيغرضانه، دقيق، اصولي و با در نظر گرفتن جامعه استفادهکنندگان و نيازهاي احتمالي آنها تجزيه و تحليل نمايد.
هدف نمايه سازي (Indexing goal)
هدف نمايه سازي افزايش ميزان دسترسي مراجعه کنندگان به مطالب موضوعي مورد جستجو است. از اين لحاظ ممکن است که نمايه سازيها بسته به جامعه استفاده کننده و نيازهاي اطلاعاتي آنها با هم متفاوت باشند. گزينش مواد از ميان مطالب منتشره، توجه به موضوعي خاص، سوگيري زباني، توجه به مدرک و منبعي خاص و... از جمله عواملي هستند که مي توانند بر هدف نمايه سازي تأثير بگذارند.
کارکرد نمايه سازي (Indexing Function)
نمايه سازي عموماً سه کارکرد عمده دارد:
· محتواي اطلاعاتي مدارک را فشرده ميسازد.
· ·به عنوان واسطه براي تطبيق و يکسان سازي زبان مدرک و زبان کاوش به کار ميرود.
· ·به عنوان ابزاري کارا، بر شيوه تدوين راهبردي کاوش در جستجوي اطلاعات نظارت دارد.
زبان
نمايه سازي
(Indexing Language)
زبان نمايه سازي در نظامهاي اطلاع رساني به زبان ساختگي و قراردادي اطلاق ميشود که براي مقاصد نمايه سازي به ويژه قابليت بازيابي اطلاعات و مدارک به کار گرفته مي شود. به طور کلي زبان نمايه سازي، استانداردي را مهيا مي کند که هم نمايه ساز و هم جستجوگر مي توانند از آن استفاده کنند. از طريق زبان نمايه سازي، نمايه ساز و جستجوگر مي توانند مفاهيم را به يک صورت به کار برند. از آنجايي که زبانهاي نمايه سازي هم در نمايه سازي مدارک و هم در امر جستجوي مدارک به کار ميروند به زبان هاي بازيابي نيز معروفند.نمايه سازي داراي زبان هاي مختلفي است اين زبانها عبارتند از:
1. زبان طبيعي National Language
نوعي نمايه سازي است که از زبان مدارک استفاده مي شود. در اين روش هر اصطلاح ياواژه اي که در مدرک آمده است، مي تواند براي نمايه در نظر گرفته شود. خصوصيت بارز نمايه سازي به زبان طبيعي، فقدان يک واژگان کنترل شده است. اين خصوصيت باعث تنوع زبان طبيعي در نمايه سازي شده است.
2. زبان آزاد Free Language
نمايه سازي به زبان آزاد عبارت است از نمايه سازي که در آن هر واژه اي که بتواند موضوع مدرک را خوب توصيف کند به عنوان اصطلاح نمايه برگزيده مي شود. خواه به وسيله پديدآورنده مدرک به کار رفته باشد و يا به کار نرفته باشد. در اين روش محدوديتي براي واژههايي که مي تواند در فرايند نمايه سازي به کار رود، وجود ندارد. اين روش مي تواند توسط انسان و يا رايانه انجام گيرد.
3. زبان کنترل شده (مقيد( Controlled Language
در اين گونه نمايه سازي معمولاً فهرستي مستند، مشخص کننده اطلاعاتي است که ممکن است به موضوعات نسبت داده شود؛ به بيان ديگر در نمايه سازي به زبان کنترل شده، شخص اصطلاحات يا واژه هايي از يک فهرست واژگان را براساس تفسير ذهني که از مفاهيم مندرج در مدرک دارد به مدرک اختصاص مي دهد
سيستم هاي نمايه سازي ( Indexing Systems)
سيستم هاي نمايه سازي وسايلي هستند که به وسيله آنها از يک زبان نمايهاي براي ايجاد نمايه يا ساير ابزارهاي تجسسي استفاده ميشود. بنابراين به مجموعه اي از رويه هاي مقرر که براي سازماندهي محتواي رکوردها به منظور بازيابي و اشاعه اطلاعات، مورد استفاده قرار ميگيرد سيستم نمايه سازي گفته مي شود. پس همارايي و پيش همارايي دو سيستم اساسي نمايه سازي به شمار مي رود.
نمايه سازي همارا Co – Ordinate Indexing
نمايه سازي همارا به شيوه اي از نمايه سازي گفته مي شود که در آن محتواي موضوعي هر مدرک با بيش از يک شناسه يا اصطلاح تعيين و توصيف مي شود و رابطه بين اصطلاحها به وسيله جور کردن و ترکيب واژههاي منفرد معين ميشود
. نمايه سازي پس همارا Co – Ordinate Indexing – Post
شيوه اي از نمايه سازي که در آن نمايه ساز، سرشناسه ها را از مفاهيم بسيار ساده انتخاب مي کند و تعدادي شناسه زير هر يک اضافه مي نمايد و نيز تدابيري براي پيوستن آنها به يکديگر به دست مي دهد تا به وسيله آنها جوينده بتواند موضوع مدرک موردنظر خود را بيابد. به عبارت ديگر پس همارايي اشاره به عملي مي کند که بعد از روند نمايه سازي انجام مي شود و مربوط به همارايي دو يا چند اصطلاح براي ساختن مفهوم موردنظر در مراحل بازيابي است.
نمايه سازي پيش همارا Co – Ordinate Indexing – Per
هرگاه بين دو يا چند جزء به طور تصنعي و ساختگي، پيوند برقرار کنيم به اين عمل و نوع آن، نمايه پيش همارا گويند. به عبارت ديگر در نمايه سازي پيش همارا، ترکيب يا همارايي عناصر تشکيلدهنده موضوع مورد جستجو در هنگام نمايه سازي و به عبارتي پيش از بازيابي صورت ميگيرد.
انواع نمايه سازي ( Indexing Kinds)
روشهاي گوناگوني جهت نمايه سازي وجود دارد که در ذيل به اختصار به خصوصيات هر يک از اين روشها اشاره ميگردد:
1. نمايه سازي استخراجي (اشتقاقي) Extraction Indexing
در نمايه سازي از طريق استخراج، از واژگان و عباراتي که واقعاً در مدرک وجود دارند براي بيان محتواي موضوعي همان مدرک استفاده مي شود. در اين نوع نمايه سازي که به آن نمايه سازي «اشتقاقي» نيز ميگويند، بيانهاي منتقل کننده معنا از متون استخراج شده با تغييرات کمي وارد فايل جستجو مي شوند. اين تغييرات جزئي عبارتند از: جمع و مفرد کردن، نرمال سازي، جايگزين کردن واژه هايي به جاي فعل و از اين قبيل تغييرات.
2. نمايه سازي انتسابي (تخصيصي) Assignment Indexing
اين نوع از نمايه سازي، مستلزم اختصاص اصطلاحات به مدرک از منبعي غير از خود آن مدرک است. بنابراين اطلاعات مي توانند از ذهن نمايه ساز نشأت گرفته باشند. عموماً «نمايه سازي تخصيصي» مستلزم تلاش براي ارائه محتواي موضوعي با استفاده از اصطلاحاتي است که از نوعي واژگان کنترل شده استخراج ميشوند.
3. نمايه سازي کنترل شده Controlled Indexing
استفاده از واژگان کنترل شده بدين معناست که نمايه سازان محدود به استفاده از توصيفگرهايي هستند که در واژگان مربوط وجود دارد. به عبارت ديگر واژگان کنترل شده شامل توصيفگرهايي است که مجاز شناخته شده اند، به کارگيري واژگان کنترل شده باعث مي شود تا از طريق کنترل مترادفات بيانهاي زبان طبيعي کاهش يافته و بالطبع قابليت پيش بيني تا حد زيادي افزايش يابد. به طور کلي نمايه سازان در اين روش فقط اصطلاحاتي را به مدرک اختصاص مي دهند که در فهرستي که شرکت محل کار براي آنان تهيه کرده وجود داشته باشد.
4. نمايه سازي اجباري (توکيلي يا حکمي) Mandatory Indexing
يکي از راههاي تکميل و رفع نقص از نمايه سازي کنترل شده اين است که نمايه ساز مجبور است توصيفگرهايي از واژگان زبان نمايه را انتخاب کند که به صورتي اخص و دقيق نشانگر مفاهيم و موضوع مدرک موردنظر هستند. در چنين حالتي جستجوگر، مدارکي با مانعيت (precise) کامل را بازيابي خواهد کرد. تنها در چنين شرايطي است که توصيفگرهاي انتخابي نمايه ساز و جستجوگر، با يکديگر منطبق شده و سازگار هستند و افت اطلاعات نخواهيم داشت. به عبارت ديگر در اين نوع نمايه سازي، از نمايه ساز خواسته مي شود که در همه حال از «قانون کاتر» تبعيت کند، يعني مناسبترين و اخصترين توصيفگرها را از واژگان نمايه سازي انتخاب کند.
5. نمايه سازي آزاد Free Indexing
در نمايه سازي آزاد، نمايه ساز هر اصطلاحي را که به ذهنش برسد و آن را براي توصيف متن مناسب بداند، استفاده مي کند و آن را به متن منتسب مي کند. در عمل، نمايه سازي آزاد منتهي به نمايه سازي استخراجي مي شود.
6. نمايه سازي سازگار Consistent Indexing
در نمايه سازي هنگامي که حاصل کار دو نمايه ساز از کاري يکسان، متفاوت باشد معلوم ميشود که اشتباهي رخ داده و ناسازگاري وجود دارد. اما واقعيت امر اين است که در يک نظام اطلاعرساني، اگر مدرکي واحد توسط چندين نفر و با روشهاي مختلف نمايه سازي شوند نبايد انتظار داشت که بتوان آن را سازگار نموده و همه را بازيابي کرد.
7. نمايه سازي ترکيبي (Synthetic Indexing )
بانگاهي به انواع روشهاي نمايه سازي متوجه مي شويم که نمايه سازي آزاد و اجباري، داراي نقاط قوت و ضعفي هستند که اگر درست و به جا با يکديگر ادغام شوند، بسيار کارآمد و مؤثر خواهند بود. با وجود اينکه نمايه سازي اجباري در مقايسه با ديگر روشها داراي امتيازات بيشتري است ولي به دليل فقدان اخص سازي و واژگاني از اين نظر ناقص است. ولي با ادغام نمايه سازي آزاد که داراي ويژگي اخص سازي واژگاني است، نقاط ضعف هر دو نوع نمايه سازي رفع شده و يک نوع نمايه سازي کارآمد و مؤثر به وجود ميآيد.
چشم پوشي از نمايه سازي (نظام هاي اطلاع رساني متن کامل) به دليل مشکلات و سختي انواع نمايه سازي، اغلب ترجيح مي دهند که بدون دخالت انسان متون اصلي را ذخيره کنند. در اين صورت انتقال معنايي لغات متن است که مورد جستجو قرار ميگيرد. چنين نظامهايي ارزان و سريع هستند و با استفاده از روش خواندن ماشيني متون مي توان به سادگي به همه اطلاعات دسترسي پيدا کرد.
انواع نمايه سازي ماشيني
1-استخراجي مطالب کم اهميت را از ان جدا کرده مابقي را نمايه مي کند.
2-تخصيصي متن را بااصطلاحات مشخص به کامپيوتر داده کامپيوتر نمايه مي کند.
مزيت: ارزان/سريع/مي توان به سادگي به همه اطلاعات دسترسي پيدا کرد.
معايب: نداشتن خلاقيت/ابهام در کلمات
مراحل نمايه
سازي ( Indexing Process)
با جمع بندي نظرات
مختلف در اين خصوص مي توان مراحل نمايه سازي را در پنج بخش
عنوان نمود:
1. آشنايي و شناخت
اولين قدم در تهيه فهرستي مناسب از توصيفگرهاي يک مدرک، آشنايي با محتواي مدرک است. نمايه ساز بايد از محتواي مدرک آگاهي داشته باشد. تنها تفاوت نمايه سازي با چکيدهنويسي اين است که نمايه ساز بر خلاف چکيدهنويس، لزومي ندارد از تمام ريزه کاريهاي مدرک اطلاع پيدا کند. آنچه که دانستن آن براي نمايه ساز واجب است، اطلاع از ساختار محتوايي مدرک و مطالب تازهاي است که مدرک در مورد آن خلق شده است.
2. تجزيه و تحليل
تحليل دومين مرحله، قبل از انتخاب واژه هاي موضوعي را تشکيل مي دهد. تحليل انساني يک مدرک و تصميمگيري پيرامون اين که کدام موضوعها از نظر نمايه سازي به قدر کافي با اهميت ميباشند، بسيار مشکل است. بعضي از مشخصه هاي اين فرآيند را مي توان مشخص کرد. اما به روي هم طي اين مرحله تا حدود زيادي به تجربه و قدرت کافي بستگي دارد. هر مدرک يک يا چند موضوع اصلي دارد. واضح است که اين موضوعها حتماً بايد نمايه شوند، اما نمايه سازي موضوعهاي فرعي مدرک تا حد زيادي بستگي به سياست واحد نمايه سازي با استفاده اي دارد که در پايان کار از نمايه ها مي شود.بايد به اين نکته اشاره کرد که اصولاً مفاهيم نمايه مي شوند، نه واژه هايي که پديدآورنده مدرک به وسيله آنها، اين مفاهيم را ارائه کرده است، زيرا پديدآورنده ممکن است زباني مبهم، تخصصي، عاميانه، سنگين و يا غير قابل قبول به کار برده باشد
3. . تشخيص اطاعات قابل نمايه شدن
نخستين قاعده، وفادار ماندن به مدرک است. اين قاعده ممکن است بديهي نمايد، اما عدم توجه به آن نمايه ساز را در عوض کردن محتواي واقعي مدرک، به دام نمايه کردن اشارت ضمني، کاربردهاي سطحي، موارد پيشنهادي، راهنماييهاي مربوط به آينده و جز آن مي اندازد.نمايه ساز بايد همواره اين نکته را مدنظر قرار دهد که اصولاً مفاهيم نمايه ميشوند، نه واژههايي که مؤلف به وسيله آنها اين مفاهيم را ارائه کرده است. نمايه ساز نبايد خود را درگير محض نمايهسازي واژه ها کند، بلکه بايد ابتدا مفهوم و معنايي را که در بطن واژه ها نهفته است پيدا کند و سپس اصطلاحاتي را که نظام براي آن مفاهيم طرح ريزي کرده است، به عنوان معادل آنها برگزيند.بنابراين مي توان نتيجه گرفت، اقلام اطلاعاتي از نظر ذخيره و بازيابي آن چنان بايد از متن مدرک بيرون کشيده شود که نمايه ساز اگر خود را به جاي استفاده کننده از آن اطلاعات بگذارد، واقعاً انتظار آن را داشته باشد که مدرک نمايه شده از هر نظر پاسخگوي نيازهاي او باشد
4. تبديل مفاهيم به اصطلاحات نمايه يا ترجمه و انتقال مفاهيم قابل نمايه شدن به اصطلاحات پذيرفته شده
وقتي که تحليل مقدماتي مدرک تمام شد، نمايه ساز شروع به برگزيدن واژه هايي مي کند که بايد در نمايه نامه بيايد. اين واژه ها در زبان مقيد نمايهسازي بايد از ميان واژه هاي معيني انتخاب شود، بهتر است که واژه ها و مفاهيمي که در نتيجه بررسي و مطالعه مدرک استخراج شده است با اصطلاحنامهاي که در همان زمينه است مقايسه گردد.نمايه ساز ناگزير از جستجو در اصطلاحنامه است و طبيعي است که بايد در جستجوي توصيفگرهايي باشد که بتوانند مفهوم اطلاعات را به خوبي و روشني القاء کنند. در اين جستجو بايد اصطلاحات وابسته موجود در هر شناسة اصطلاحنامه مورد بررسي قرار گيرد.وقتي سياهه توصيفگرهاي گزيده شده کامل گرديد، لازم است که نمايه ساز دو يا چند تا از آنها را با هم هماراسته کند تا ببيند مفهومي که از آن حاصل مي شود دقيقاً در مدرک هست يا خير؟ در واقع هدف اين است که از بازيابي مدارک بيربط با موضوع، جلوگيري شود. تجربه نشان داده است که هر چه بازيابي تحت همارايي توصيفگرهاي اخص انجام شود، ارتباط موضوعي مدارک بازيابي شده بيشتر و دقيقتر است.براي دسترسي به خاصترين توصيفگر مناسب در اصطلاحنامه، نمايه ساز بايد همواره خود را عادت دهد به اينکه هنگامي که در مورد گزينش يک توصيفگر تأمل ميکند، اطلاعات مربوط به آن را که در اصطلاحنامه آمده است به دقت مطالعه کند و اصطلاحات اخص مشترک با آن را بررسي نمايد تا شايد يکي از آنها براي مفهوم مورد نظر مناسبتر باشد.